一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)

你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個(gè)地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?

二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度

對(duì)于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。

在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對(duì)我才是最好的?”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣�影響到其他�?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)?

三、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)

“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況? 如果你不說出來，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。

你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過 程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。

四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意

多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰· 維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。

其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒有。“內(nèi)容精簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多位資深主管對(duì)于簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的要求時(shí)，所得出的普遍性結(jié)論。

你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。

五、簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間

真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。

在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽眾聽完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會(huì)有什么樣的感受?你希望他們聽完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定?

接下來就是實(shí)際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地 減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi) 容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽眾互動(dòng)。

六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

正確的 過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵 件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25%的信件。