先做最難的事情

多數(shù)人在開始一天的工作時(shí)都喜歡先做簡(jiǎn)單的事情，但這會(huì)把一大堆困難都留到下午去處理，但那時(shí)你的體力和注意力都已經(jīng)下降，從而需要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間來完成比較復(fù)雜的任務(wù)。

許多人都會(huì)發(fā)現(xiàn)在上午做需要費(fèi)腦力的事情會(huì)比較有效率，比如說給客戶寫計(jì)劃書，一般都需要靜下心來才能寫好，但午飯之后，電話往往會(huì)響個(gè)不停，很難思路清晰地思考問題。先啃難啃的骨頭的好處就在于，使你的工作質(zhì)量會(huì)有所提高，并且用不著額外再花時(shí)間去做過多的修改。與此同時(shí)，將大事先做完，會(huì)令你的情緒高漲，一天中其他時(shí)間的效率也會(huì)更高。這樣你永遠(yuǎn)也不會(huì)錯(cuò)過下午5：OO的班車了。

學(xué)會(huì)及時(shí)結(jié)束談話

想要結(jié)束一場(chǎng)業(yè)務(wù)會(huì)談，你可以這樣說，“今天談得很愉快。”然后就馬上站起來。只要仔細(xì)觀察你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多高層人士采取的就是這種方法，其效果也確實(shí)不錯(cuò)。人們有時(shí)候會(huì)忽略言語的暗示，但很難同時(shí)忽略言談和舉止兩個(gè)方面。

為了阻止一個(gè)愛閑聊的同事在你的辦公室里大擺龍門陣，你可以假裝要去洗手間或?qū)⑹稚煜螂娫捵龀鲆�打電話的樣子。你也�?yīng)在你的領(lǐng)地內(nèi)盡量少放容易引起閑談的東西(如家庭合影、小孩子畫的畫、旅游紀(jì)念品)，將雜志(整齊地!)堆放在椅子上。讓健談的人無處可坐，并且封上你的零食口袋，如果辦公室里人人都手拿一把巧克力豆，肯定無法專心工作。

最后，當(dāng)有人問：“你現(xiàn)在有空嗎?”，你可以這么回答：“現(xiàn)在很忙，但兩小時(shí)之后我可以去找你。”這樣做的好處在于當(dāng)你去找別人時(shí)，隨時(shí)都可以退出來。

將最后期限提前

如果你要與別人一起合作才能完成某一個(gè)項(xiàng)目，一定要將他們的最后期限提前幾天，這樣一旦復(fù)印機(jī)出了故障或某人生病了，你也不至于措手不及。將最后期限提前還有一個(gè)好處就是你能有時(shí)間檢查一下別人的工作，在最后呈交給老板之前可以糾正偏差和遺漏，因此，這確實(shí)是由多人完成一個(gè)項(xiàng)目時(shí)的唯一選擇。

有策略地安排開會(huì)的時(shí)間

如果是由你主持召開會(huì)議，將開會(huì)時(shí)間安排在上午 11：OO比較合適。告訴每一位與會(huì)人員會(huì)議將在中午12：OO結(jié)束，這樣就不太可能拖延。人們?cè)诙亲羽I時(shí)，會(huì)比較迅速地切入正題。11點(diǎn)會(huì)議的另一個(gè)好處就是：如果下午4：OO開始開會(huì)，往往會(huì)拖延到很晚才能進(jìn)入主題，而現(xiàn)在你不但能從下午就開始采取會(huì)后的進(jìn)一步行動(dòng)。還可以及時(shí)回家。

如何從別人召開的長(zhǎng)極無聊的會(huì)議中及時(shí)抽身呢?你可以預(yù)先對(duì)會(huì)議主持人說你另有任務(wù)，到一定時(shí)候得提前退席。如果你要在會(huì)議上發(fā)布一些資料，就要求先發(fā)言。

不要捉電話迷藏

你處理電話的方式能大大提高或降低你的工作效率。許多人打電話來時(shí)會(huì)留下模糊不清的信息，這樣會(huì)使你不知道他需要什么以及什么時(shí)候回電給他,來來回回得花費(fèi)好幾天的工夫，非常浪費(fèi)時(shí)間。

建議你在離開辦公室外出之前給同事留個(gè)口訊或更新錄音電話中的信息(“我今天上午不在辦公室，但會(huì)在下午給您回電”)。其次，請(qǐng)打電話來的人留下清楚明白的信息(“請(qǐng)留下你的姓名、電話號(hào)碼、有什么事、何時(shí)給你回電合適”)。再次，當(dāng)你自己留口訊時(shí)，要表達(dá)得清楚明白，所以你所找的人在下次回電時(shí)，就能向你提供你所需的信息。

要結(jié)束一個(gè)1O分鐘以前就該掛斷的電話，可以這樣說：“很高興我們能有這個(gè)機(jī)會(huì)討論xyz。”或總結(jié)你們談?wù)摰膬?nèi)容(“謝謝你提醒我注意預(yù)算問題，到周五我再給你答復(fù)”)。這兩種方法都含蓄而有禮地表示出談話該結(jié)束了。

至于私人電話，可以通過讓你丈夫和朋友知道什么時(shí)候找你最合適(最好是在午餐時(shí)間)。在其他的時(shí)候則盡快結(jié)束電話，或告訴朋友們你喜歡晚上或周末在家里行長(zhǎng)時(shí)間的電話聯(lián)系。

統(tǒng)籌安排你的時(shí)間

你可能一看到計(jì)算機(jī)上顯示出你有e-mail就會(huì)去讀，或者一想起什么事就馬上打電話。雖然技術(shù)進(jìn)步使得每時(shí)每刻都可以進(jìn)行通訊聯(lián)絡(luò)，但這并不意味著你就得不斷地立刻做出反映，這樣你會(huì)從手頭的工作中分心，這時(shí)知道有別的事情要做，會(huì)加重你的精神負(fù)擔(dān)。當(dāng)你在處理一件事情的時(shí)候，應(yīng)先關(guān)掉計(jì)算機(jī)的e-mali顯示器，而且每天應(yīng)將時(shí)間分成幾塊來處理某些固定的事情。比如說，將閱讀和回復(fù) e-mail的時(shí)間和安排在上班后的第一件事或午餐時(shí)間或下午上班之前;從上午1O：0O到中午以及下午1：OO到4：3O用來處理文件、答復(fù)客戶的要求、打重要的電話等等。這樣的安排雖然有些象軍訓(xùn)那樣死板，但可以幫助你更快地完成工作。

至于e-mail要盡量寫得簡(jiǎn)短(你并沒有時(shí)間來寫一篇小說，其實(shí)也沒有人有時(shí)間來讀完你的小說)。為了不受一些調(diào)查郵件或垃圾郵件的干擾，你可以在迅速瀏覽一下之后就立即刪除。